Lei nº 587, de 07 de dezembro de 2012
Art. 1º.
Fica instituída a Política Municipal de Gestão Documental de Icapuí.
Parágrafo único
Considera-se Política Municipal de Gestão Documental o conjunto de
objetivos, princípios, diretrizes e programas elaborados e executados pelo Poder
Executivo Municipal, de forma a garantir a gestão, a preservação e o acesso aos
documentos públicos municipais e a proteção especial a arquivos privados de interesse
público para a Cidade de Icapuí.
Art. 2º.
A Secretaria de Administração do Município de Icapuí é o órgão responsável
pela implantação, acompanhamento e atualização da Política Municipal de Gestão
Documental no âmbito do Poder Executivo Municipal.
Art. 3º.
A Política de Gestão Documental do Município de Icapuí aplica-se a:
I –
Todos os servidores e colaboradores (ad nutum, cedidos, aprendizes, estagiários e
terceirizados) da Administração Pública Municipal de Icapuí, independente da lotação,
da atribuição e da hierarquia.
II –
Todos os órgãos e entidades da Administração Direta do Poder Executivo Municipal de Icapuí.
III –
Todos os órgãos e entidades da Administração Indireta e Fundacional do Poder Executivo Municipal de Icapuí.
IV –
Todas as atividades inerentes ao ciclo de existência dos documentos desde a sua
produção até a sua eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente daqueles
documentos de valor informativo, probatório, histórico ou artístico.
V –
Todos os documentos convencionais e digitais, produzidos e recebidos, em trâmite,
armazenados nos arquivos correntes e sob a custódia do órgão responsável pela
guarda e conservação dos documentos arquivísticos em fase intermediária e
permanente.
Art. 4º.
Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação da Prefeitura
Municipal de Icapuí, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Parágrafo único
A composição da Comissão Permanente de Avaliação de documentos - CPAD e a nomeação de seus membros serão definidas por meio de Portaria do Chefe do Executivo.
Art. 5º.
Considera-se documento arquivístico o documento produzido e/ou recebido e
mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que
seja o suporte, e dotado de organicidade.
§ 1º
São considerados documentos públicos municipais, do ponto de vista da
acumulação, os documento armazenados em arquivo público municipal, do ponto de
vista da propriedade, documento pertencente ao poder público municipal e do ponto de
vista da produção, documentos produzidos e recebidos pelo poder público municipal,
constituído por:
I –
órgãos e entidades públicas do Município de Icapuí, em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias;
II –
agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III –
empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.
§ 2º
O documento gerado, armazenado e acessível por meio de sistema computacional
será considerado documento arquivístico digital desde que produzido no exercício das
atividades do órgão ou entidade produtora.
Art. 6º.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas, relativos à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 7º.
A gestão de documentos arquivísticos do âmbito do Município de Icapuí contempla obrigatoriamente:
I –
Mecanismos para aplicação de plano de classificação de documentos relativo à
atividade-meio (Anexo I), em consonância com as diretrizes do Conselho Nacional de
Arquivo - CONARQ e determinação para a concepção de um plano de classificação
relativo às atividades finalísticas dos órgãos e entidades da Administração Pública de
Icapuí.
II –
Estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e destinação
de documentos para as atividades-meio (Anexo II), em consonância com as diretrizes
do Conselho Nacional de Arquivo - CONARQ e determinação para a concepção das
tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativas às atividades
finalísticas dos órgãos e entidades da Administração Pública de Icapuí.
III –
Procedimentos para garantir a preservação documental, contemplando as etapas
de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico em todos os
suportes.
Art. 8º.
O ciclo de vida dos documentos públicos municipais refere-se às sucessivas
etapas pelas quais passam os documentos: produção, tramitação, uso, avaliação,
arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).
Art. 9º.
Os documentos arquivísticos públicos municipais devem ser produzidos no momento em que ocorre a ação, ou imediatamente após, por gestores, servidores e terceirizados diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.
§ 1º
Os documentos arquivísticos públicos municipais devem ser produzidos com o
grau de completeza requerido tanto pelo próprio órgão ou entidade como pelo sistema
jurídico/fiscal, incluindo numeração, data, assinatura, carimbos, despachos e registros
necessários para garantir sua confiabilidade.
§ 2º
Os documentos arquivísticos digitais devem ser produzidos de acordo com os
princípios da segurança da informação incluindo uso de software adequado, controle de
senhas, níveis de permissões e certificação digital para garantir a confiabilidade e
integridade.
Art. 10.
Cabe ao Serviço de Protocolo realizar o conjunto de operações que visam o
controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade,
assegurando sua localização, recuperação e acesso.
§ 1º
Os documentos recebidos devem ser registrados pelo Serviço de Protocolo, por meio da atribuição de número e data de entrada.
§ 2º
Os documentos que formam processos devem ser autuados pelo Serviço de
Protocolo, procedendo ao registro do processo, atribuindo-lhe um número único,
formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas específicas que garantam sua
unicidade e integridade.
Art. 11.
A classificação por assunto deve ser realizada por servidores e terceirizados
devidamente treinados para analisar e identificar o conteúdo dos documentos
arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados.
§ 1º
O responsável pela classificação por assunto deve ler cada documento, a fim de
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas serão
necessárias quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
§ 2º
O responsável pela classificação por assunto deve atribuir o código de classificação correspondente ao assunto de que trata o documento. Essa classificação é feita a partir do plano de classificação de documentos para as atividades-meio (Anexo I) e para as atividade-fim a ser elaborado.
Art. 12.
A indexação deve ser realizada por servidores e terceirizados treinados para
atribuir termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou o
próprio plano de classificação.
Parágrafo único
A seleção dos termos para indexação deve ser feita com base em:
I –
tipologia documental: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica de registro. São exemplos de tipos documentais: Leis, Decretos, Acórdãos, Circulares, Contratos, Convênios, Ordem de Serviço, Portarias, Regimento, Resoluções, Editais, Certidões, Memorandos, Processos Licitatórios e etc.
II –
título ou cabeçalho do documento
III –
assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem corretamente o conteúdo do documento;
IV –
datas associadas com as transações registradas no documento;
V –
documentação anexada.
Art. 13.
Cabe ao órgão ou entidade produtora dos documentos analisar o grau de
ostensividade dos documentos públicos municipais e verificar se é caso de expô-lo de
imediato ou somente à requerimento da parte interessada.
§ 1º
Os documentos classificados como ostensivos devem ser recuperados, a qualquer
tempo e apresentados ao usuário com a mesma forma que tinha no momento de sua
produção, sem restrição de acesso.
§ 2º
Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitas a restrições de acesso, conforme a Lei de Acesso à Informação nº 12.527 de 18 de novembro de 2011.
§ 3º
Os documentos sigilosos em poder dos órgãos e entidades públicas municipais,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade
ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
Art. 14.
Os documentos públicos depois de produzidos, classificados e ordenados
serão guardados, segundo critérios estabelecidos pelo Art. 8° da Lei Federal n° 8.159,
em: Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes:
§ 1º
Consideram-se arquivos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º
Consideram-se arquivos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente
§ 3º
Consideram-se arquivos permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Após
classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado conforme as especificações
desta Lei.
Art. 15.
Cabe a cada órgão ou entidade da Administração Pública Municipal colocar e
conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de
classificação, todos os documentos produzidos e recebidos, utilizando métodos
adequados, de forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e
manuseados.
§ 1º
Cabe a cada servidor ou terceirizado responsável pelo arquivamento na fase
corrente em cada órgão ou entidade da Administração Pública Municipal proceder ao
exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação por assunto e por grau de
sigilo atribuída no momento da produção será mantida ou alterada.
§ 2º
Cabe a cada servidor ou terceirizado treinado promover a ordenação dos
documentos, reunindo todos aqueles classificados sob um mesmo assunto, visando
agilizar o arquivamento e minimizara possibilidade de erros.
§ 3º
Cabe a cada servidor ou terceirizado treinado o arquivamento do documento no
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa) para documentos convencionais e
diretórios para documentos digitais, de acordo com a classificação dada.
Art. 16.
Cabe à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos realizar o
processo de análise dos documentos arquivísticos para estabelecer prazo de guarda e
destinação de documentos, de acordo com os valores primário e secundário, visando
racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a
constituição dos arquivos permanentes.
§ 1º
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na
tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividade-meio (Anexo
II) e a atividade-fim a ser elaborada.
§ 2º
A destinação dos documentos deve ser efetivada por servidores e terceirizados
treinados após a atividade de seleção, que consiste na separação dos documentos de
valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a
atividade-meio (Anexo II) e a atividade-fim a ser elaborada.
Art. 17.
Cabe a cada órgão e entidade da Administração Pública Municipal a operação
de retirada de processos, dossiês ou outros documentos do arquivo para emprestar aos
usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada.
§ 1º
O controle de retirada deve ser efetuado por meio do recibo de empréstimo no qual
serão registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos
retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e,
posteriormente, a data da devolução do documento.
§ 2º
O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do
documento e servir como indicador de sua freqüência de uso, fator determinante para o
estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Art. 18.
Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público Municipal farão publicar
os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas
de Temporalidade, observado o disposto no art. 9° da Lei 8.159, de 08 de janeiro de
1991, conforme as especificações contidas na Lei Municipal nº 560/2012, de 04 de abril
de 2012.
Parágrafo único
Fica ressalvada a manutenção da publicação por afixação nos órgãos públicos do Município nos termos do art. 107 da Lei Orgânica.
Art. 19.
Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, à suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.
Art. 20.
Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.